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        合同管理中的财务风险防范

        【内容摘要】高校为针对签订、行使、督察和管控本单位为当事人的合同而进行的一系列活动被统称为合同管理。包括签订合同前的准备期、合约履行期和事后的管控工作等环节。尽管各高校已在合同管理的各个环节尽力做好财务风险防范,完善各项规章制度,但众多复杂的主观、客观因素还是不断地引发一系列财务风险,资产效能降低,阻碍了高校的正常发展。本文从高校合同管理系统、合同管理流程、合同管理的核心、当前高校合同管理存在的财务风险问题、如何有效地防范财务风险、合同管理中财务风险的控制措施等方面进行了初步探讨。

        【关键词】合同管理;财务风险;防范措施

        一、高校合同管理系统

        高校合同管理系统包括:合同准备、审批、执行、控制、结束等合同全生命周期的管理,提高合同履行管控的力度。通过查询、统计分析和预警提醒等多种手段实现本单位的业务管理,帮助本单位把资金计划、合同进度、合同审批、合同变更、相关发票、合同资料等管理得更具条理性和统筹性,更使合同管理从繁琐混乱的状态中解脱出来变得轻松、愉快;使收付款管理从各种复杂的人事当中解放出来,减少腐败的风险,从繁多拖沓变得及时。此外,多种形式的合同、收付款数据等统计图表,也为单位日后的发展和决策提供强有力的数据支持。

        二、制定合同管理流程

        公司合同管理流程一般包括如下几个环节。(一)前期准备。1.立项。项目立项是本单位为推动某个项目上马,根据本高校中长期规划或学院管理过程中涉及的生产、生活的实际需要而提出的框架性的总体设想。按照本单位的审批程序经相关职能部门批准。立项报告包括项目实施前所涉及的各种由文字、图纸、图片、表格、电子数据组成的材料,主要内容有项目投资建议的主要依据、资金来源、项目达到的要求等。2.合同起草。根据合同的具体形式选择相应的合同格式。高校合同的主要类型有承包合同、采购合同、维修合同。(二)合同签订。第一,经办人按照本单位的管理流程将合同文本底稿报送相关职能部门批准、审核。第二,本单位的需求部门、财务部和经办人应当从合同涉及的替在风险方面共同审核合同初稿,并提供建议,供主管领导参考。从维护公司经济利益出发,尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失。第三,严格按照国家规定的招投标程序进行招投标。(三)合同的履行及归档。合同以双方当事人签名盖章生效后,专人负责监督合同的履行。在合同履行期间,经办人或合同履行监督人负有下列责任。一是收集保管合同履行中形成的所有相关资料;包括合同底稿、合同变更原因及变更内容、资金支付等情况。二是合同履行结束应及时归档、分类,供以后同类合同作参考。如有可能,应该对每一项目合同及时进行总结。提高工作效率及资金使用效能。

        三、合同管理的核心

        合同管理是高校管理的重要内容之一,高校应当重视本单位的合同管理工作,着重从合同管理模式、机构设置、人员配备、管理制度等方面建立符合本单位实际需要的合同管理体系,减少风险发生频率及程度,提高资金利用效能。做好合同管理的工作,需要做到以下几点:第一,依据学院的管理体系结合合同的一般流程制定出相应的合同管理制度,如:合同评审会签制度、合同变更管理制度、合同履行管理制度及合同文件资料归档保管制度等,借鉴国际先进经验,加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。第二,依据合同的不同类别进行分类,可以用文件夹存放,再根据需求分门别类;对合同实行专人专项管理,并且类别制定相应的管理标准。加大合同管理力度,保证合同的顺利履行。第三,推行合同管理人员持证上岗制度。不断提高管理人员的业务水平,减少潜在的主观风险。第四,加强政治学习,提高相关管理人员的思想觉悟和服务意识,预防潜在的主观风险的出现。任何完善的制度最终产生的效能决定于执行人员的素质。

        四、当前高校合同管理存在的财务风险问题

        (一)合同管理制度不完善。不论是前期的谈判工作及日后的监管任务,管理工作的复杂程度决定不可避免地会产生主观或客观的财务风险,这就需要相关领导不断完善管理制度,最大限度地减少财务风险的产生机会。(二)合同管理人员专业水平和法律意识不高。合同管理人员专业水平和法律意识不高,对签订合同的关键点把握不足,都会不同程度地导致财务风险的产生。不能严格按照章程及规范开展工作,也会导致潜在的主观和客观财务风险。(三)高校管理不同部门缺乏沟通。高校不同职能管理部门缺乏有效沟通,或在工作中没有充分考虑到其他部门的意见也会诱发财务风险。(四)履行阶段也是一个重要的合同风险来源。合同监管人员不能认真履行监管义务,承担监管责任,都会将合同潜在风险转化为实际的法律风险和主观风险。同时,在合同救济阶段,由于救济措施和后续工作跟进乏力,造成胜诉案件执行不力从而产生财务风险。

        五、合同管理中财务风险的控制措施

        (一)不断完善合同相关管理制度。最大限度地减少财务风险的发生。(二)加强合同管理相关人员的政治业务培训。不断提高管理人员的业务、思想水平,不忘初心,杜绝各类主观财务风险,极大减少客观财务风险。增强员工的责任意识与服务意识,在遵纪守法的基础上更好地履行个人职责。拒绝一切违法违规的支付要求,互相监督;落实员工的奖励与惩处制度。(三)在合同管理准备阶段中的财务风险控制。除严格审查合约方的资历、信用情况和执行能力等外,还需要考虑项目收支情况、风险水平、执行时效等因素。还必须利用类似的同类合同作参考,利用一些客观真实的财务数据,结合长期趋势分析,较为准确地预测项目支出,结合工程的实际开展情况,给出准确恰当的预测。(四)单位各职能部门各负其责,相互联系,加强合作。对合约方的资历、信用情况、执行能力、合同的重要条款加强审核,防范各类主观风险,在保证资金使用效益的前提下保证合同的顺利。(五)财务管理部门要依据合同文本确定资金数额,严格执行对应支付制度。以合法的审批程序为基础,特别应当注意有关手续的办理是否齐全,支付情况同合同条款规定是否相符。(六)注意合同变更及修正。合同条款所涉内容因不可抗拒的原因产生了改变,应由合同起草人员、合同审批人员、合同监督人员共同进行商议,及时更正合同中的对应条款。各合同管理人员依据:谁签字谁负责的基本原则承担相应的责任。(七)强化合同归档的工作。存档资料应包括与合同相关的所有交流信息及重要文献。依照规章制度进行存档。总之,合同是市场经济中由交易双方签订的一种约定凭据。合同管理的每一个环节都存有一定的财务风险。只有不断提高高校管理水平、经营能力才能为高校的稳步发展的提供重要支撑。

        【参考文献】

        [1]刘丹丽.高校合同管理的财务风险防范探析[J].纳税,2018,23

        [2]王智.高校财务风险防范及应对策略[J].财会学习,2019,11

        [3]邵跃辉.加强合同财务监督的研究和思考[J].中国国际财经,2017,5

        作者:李林 李雪军 单位:湖南财经工业职业技术学院

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